Как связать рекламные заявки с оплатами в обычной таблице?

Создайте таблицу, где у каждой заявки есть источник рекламы, статус заказа и отметка об оплате. Тогда вы увидите, какой канал привёл оплаченные заказы, даже если у бизнеса нет сервиса сквозной аналитики. Для начала хватит данных из рекламного кабинета и сведений, которые уже есть у менеджера и бухгалтера. В статье разберём, какие поля добавить, как находить источник звонка и почему заявку нельзя считать продажей до оплаты.

Какие данные записывать по каждой заявке?

Начните с одной строки на одну заявку. Присвойте ей короткий внутренний код, например «заказ А». По этому коду менеджер сможет найти историю обращения, а бухгалтер — сообщить, поступила ли оплата. В отдельной колонке запишите дату обращения: она поможет сверить заявку с рекламной кампанией.

Для первого варианта таблицы достаточно таких полей:

• Код заявки и дата обращения.
• Источник: название рекламного канала либо «источник неизвестен».
• Способ обращения: форма на сайте или звонок.
• Статус: в работе, отказ, заказ согласован, оплачен.
• Сумма поступившей оплаты, если заказ оплачен.

Если клиент платит частями, добавьте колонку «остаток к оплате». Возврат тоже отражайте в таблице, иначе оплаченный заказ останется в отчёте после того, как деньги вернулись клиенту. Поля стоит согласовать с тем, кто отвечает на обращения: если менеджер их не заполняет в ходе обычной работы, таблица быстро перестанет совпадать с реальными заказами.

Для заявок с сайта полезно проверить, какие сведения попадают к менеджеру вместе с формой. Если источника там нет, его придётся искать отдельно. О том, как оставить в форме нужные поля и не усложнить её для клиента, читайте в материале о выборе полей формы заявки.

Как понять, какая реклама привела заявку?

Если человек оставил заявку на сайте, проверьте, передаётся ли в запись об обращении источник перехода. Для рекламных ссылок обычно используют метки: по ним можно отличить кампании друг от друга. Сначала отправьте тестовую заявку после перехода по своему объявлению и посмотрите, что увидит менеджер. Если в записи есть только текст «заявка с сайта», связь с конкретной рекламой пока теряется.

Со звонками сложнее. Когда на сайте указан один номер для всех посетителей, запись «клиент позвонил» сама по себе не раскрывает источник. Менеджер может спросить, где человек узнал о компании, и записать ответ. Это рабочий способ для небольшого потока обращений, но клиент не всегда помнит объявление, с которого пришёл. Если звонки занимают заметную часть заявок, сравните ручной учёт с отслеживанием рекламного источника звонка.

Не угадывайте источник по дате обращения. В один день человек мог увидеть объявление, позже найти сайт через поиск и только потом позвонить. Если подтверждения нет, ставьте «источник неизвестен». Такая строка покажет пробел в учёте; выдуманный источник исказит сравнение каналов.

Договоритесь об одном правиле для повторных обращений. Если клиент оставил форму, а затем позвонил по тому же заказу, менеджер обновляет прежнюю строку. Если он начинает новый заказ после завершения первого, создаёт новую. Так в таблице не появятся две заявки и два заказа из одного разговора.

Как сверить заявки с оплатами и расходами?

Выберите период и сравнивайте каналы по заказам, которые дошли до оплаты. Менеджер обновляет статус заявки, бухгалтер подтверждает сумму поступления, а ответственный за рекламу вписывает расход по каждому каналу за тот же период. Расход из рекламного кабинета и поступление по заказу храните отдельно: по одному из этих показателей нельзя судить о результате канала.

Например, канал привёл обращения, но все заказы ещё находятся в работе. В отчёте за этот период у него будут заявки и расход, но не будет подтверждённых оплат. Не делайте вывод слишком рано, если клиенту требуется время на решение. Вернитесь к этим строкам позже и обновите статусы.

Для сравнения можно посчитать стоимость оплаченного заказа: разделите расход на рекламу в канале на число заказов из этого канала, за которые поступила оплата. Затем сопоставьте полученную стоимость с тем, сколько бизнесу остаётся от таких заказов после прямых расходов на их выполнение. Если за выбранный период оплат нет, стоимость оплаченного заказа пока посчитать нельзя — оставьте поле пустым.

При частичной оплате учитывайте только поступившую сумму и отмечайте, что заказ ещё не закрыт. При возврате исправляйте и статус, и сумму поступлений. Смотрите также на заказы из неизвестного источника: если их много относительно остальных, сначала наладьте учёт, а уже потом меняйте рекламный бюджет. Более подробный порядок сверки заявок и продаж описан в материале о связи рекламы с продажами без сложной аналитики.

Какие ошибки мешают увидеть оплаченные заказы?

• Считать каждую заявку продажей. Исправление: заведите отдельный статус «оплачен» и обновляйте его после подтверждения поступления денег.

• Смешивать повторный звонок с новым заказом. Исправление: ищите прежнюю строку по внутреннему коду заказа, прежде чем добавлять новую.

• Записывать источник со слов менеджера, если он его не проверил. Исправление: оставляйте «источник неизвестен» и разбирайте такие обращения отдельно.

• Сравнивать рекламный расход за один период с оплатами за другой без проверки дат заявок. Исправление: сохраняйте дату обращения и дату поступления денег, чтобы видеть заказы с долгим сроком принятия решения.

• Оставлять в отчёте отменённые и возвращённые заказы. Исправление: обновляйте статус и сумму, когда заказ отменили или деньги вернули.

Обычной таблицы хватит, пока команда успевает записывать обращения и сверять их с оплатами. Если строки теряются между менеджером, бухгалтером и рекламным кабинетом, сначала разберите этот путь: где появляется заявка, кто меняет статус и где видно поступление денег. С этой схемы начинают аудит учёта и настройку лидогенерации; без неё новый инструмент сохранит те же пробелы.

Откройте таблицу и добавьте колонку «Статус оплаты» к одной уже существующей заявке.